Wil je ook over geld beginnen bij een klant die je inmiddels goed kent?

Ga eerst na of je überhaupt iets hoeft te bespreken

Speel dit met een bekende. De klant vraagt wanneer je vier nieuwe pakketjes kunt leveren. Jij hebt een factuurnummer en een bedrag, maar de vervaldatum en een recente bankmutatie ontbreken. Neem even pauze voordat je begint. Is de factuur werkelijk opeisbaar, naar het correcte adres verstuurd en nog niet betaald? Je hoeft in een oefening geen schuld toe te schrijven om te ontdekken hoe je het onderwerp wilt bespreken.

Herhaal de scène met de veronderstelling dat de overeengekomen datum verstreken is en je informatie klopt. Welke eerste zin klinkt als jezelf? Kun je het openstaande bedrag precies benoemen en tegelijk ruimte laten voor een administratieve vergissing? Merk op of je het liefst het hele gesprek uit handen zou geven of het juist belangrijk vindt om zelf te horen wat er aan de hand is.

De klant vraagt intussen om spoed

Verander de tweede helft van het gesprek. De nieuwe pakketjes moeten nu binnen drie dagen klaar zijn. Leg de nieuwe opdracht en de eerdere factuur kort uit elkaar. Kun je uitleggen wanneer je over de nieuwe leverdatum uitsluitsel geeft en wat je over de betaling wilt afspreken? Een goede werkrelatie kan een dergelijke verduidelijking verdragen. Hoe het werkelijk uitpakt hangt natuurlijk ook van de omstandigheden van de klant af.

Kijk na de oefening naar de taak die overblijft. Iemand moet de gemaakte afspraak vastleggen en op het afgesproken moment controleren wat er is gebeurd. Vind je bellen best doenlijk maar het opvolgen lastig, dan kan een goede administratieve taakverdeling belangrijk voor je zijn. Vind je de relatie juist kwetsbaar wanneer een onbekende afdeling contact opneemt, bespreek welke rol jij als vaste contactpersoon kunt houden.

Neem een rolvraag mee naar de kennismaking

Vraag welke partij bij een echte vestiging factureert, toeziet op betaling en beslist over vervolgwerk. Dat bepaalt of jouw voorkeur in de praktijk uitvoerbaar is. Laat een ondernemer toelichten hoe een betalingsvraag vanuit de administratie weer bij de klantverantwoordelijke terechtkomt. Schrijf daarna op of je welbewust wilt ondernemen met terugkerende zakelijke klanten en welke ondersteuning je daarvoor nodig hebt.

Vragen voor het vervolg

• Wanneer zou ik de openstaande rekening naast de nieuwe aanvraag durven leggen?
• Welke uitleg heb ik nodig van een administratie voordat ik een klant bel?
• Wil ik de betalingsafspraak zelf opvolgen of die taak kunnen overdragen?

Bronnen

• Van offerte naar geld op je rekening · KVK
• Welke ondernemersvaardigheden heb jij? · KVK
• Je cashflow verbeteren doe je zo · KVK